Mutuelle frais de santé, mode d'emploi

Publié le 23/01/2013 par Daniel DUDREUIL :: Cabinet Licences 4

juridique-licence 4Depuis le 1er janvier 2011, toutes les entreprises du secteur de la branche des cafés, hôtels et restaurants doivent faire bénéficier leurs salariés d'une mutuelle frais de santé. Rappel de vos obligations.

La mise en place et les conditions du régime de frais de santé ont été mises en place suite à un accord collectif signé le 6 octobre 2010 par l'ensemble des organisations patronales et tous les syndicats de salariés. La publication d'un arrêté d'extension le 24 décembre 2010 auJournal officiel a conduit à rendre ce régime d'application obligatoire pour toutes les entreprises et leurs salariés dans les conditions prévues par l'accord.

Les entreprises comprises dans le champ d'application de la convention collective des CHR du 30 avril 1997 ont désormais l'obligation d'adhérer et d'affilier tous leurs salariés à la mutuelle de branche. Dans certains cas bien définis, il est prévu que l'entreprise qui bénéficie déjà d'une mutuelle ne soit pas obligé de rejoindre le régime de branche. Il en est de même pour certains salariés qui peuvent aussi être dispensés.

 

Les entreprises concernées

Vous devez adhérer à la mutuelle de branche HCR Santé si vous faites partie de l'un des secteurs d'activité compris dans le champ d'application de la convention collective des CHR, c'est-à-dire les entreprises généralement répertoriées aux codes NAF suivants : 5510 Z, 5610A, 5610B, 5630Z, 5621Z, 9311Z, ainsi que les entreprises du spectacle répertoriés au code 9329Z. 

Concrètement, il s'agit des hôtels avec ou sans restaurant, des restaurants et cafés-restaurants, des cafés-tabacs, débits de boissons, traiteurs organisateurs de réception et bowlings.

Si vous ne faites pas partie de l'un des secteurs énumérés, mais que vous avez choisi d'appliquer volontairement la convention collective des CHR dans votre entreprise, à l'instar de certaines discothèques ou résidences de tourisme, votre entreprise doit, dans ce cas, aussi adhérer à HCR Santé.


Trois assureurs gèrent le régime

Vous devez obligatoirement adhérer auprès de l'une des trois institutions de prévoyance retenues, qui sont :

- Malakoff-Médéric ;
- IPGM (institution de prévoyance du groupe Mornay-Klésia) ;
- Audiens Prévoyance.

Le choix de l'assureur se fait sur la base d'une répartition géographique. Concrètement, les entreprises vont retrouver le même interlocuteur qu'en matière de retraite complémentaire et de régime de prévoyance. Par exemple, si vous adhérez au groupe Malakoff-Médéric pour le régime de prévoyance et pour la retraite complémentaire, c'est celui-ci qui est compétent pour la mutuelle HCR Santé.

Une exception toutefois : les entreprises appartenant à un groupe ont la possibilité d'adhérer à un seul et même organisme, désigné en fonction de la localisation du siège social de l'entreprise.

Enfin, Audiens Prévoyance est compétente pour les entreprises dont l'activité principale relève du spectacle.

 

Tous les salariés doivent ils être affiliés ?

Oui, vous devez affilier tous vos salariés dès qu'ils ont plus d'un mois civil d'ancienneté dans l'entreprise, et ce, quel que soit leur statut (cadre ou non-cadre) et leur contrat (contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée, contrat de formation en alternance : apprenti, contrat de professionnalisation…).

Par conséquent, seuls les extras (emplois temporaires par nature) ne sont pas affiliés dans la mesure où ils ne remplissent pas la condition d'ancienneté d'un mois civil dans l'entreprise.

Un mois civil entier commence le 1er du mois et se termine le 30 ou 31, voire le 28 pour le mois de février. Cette notion est importante à apprécier pour connaître la date de déclenchement des premières cotisations à verser au régime HCR Santé.

 

Par exemple : 

• Un salarié entre dans l'entreprise le 1er janvier 2012, il est toujours présent en février : la cotisation sera prélevée sur son bulletin de paie du mois de janvier.

• Un salarié embauche le 2 janvier 2012 et quitte l'entreprise le 30 janvier : aucune cotisation ne doit être perçue et le salarié ne bénéficiera pas des garanties.

• Un salarié intègre l'entreprise le 15 janvier et il est toujours présent en février : sa première cotisation au régime sera prélevé sur son bulletin de paie du mois de février. En revanche, il bénéficiera des garanties HCR Santé à partir de sa date d'entrée, soit le 15 janvier, sauf en ce qui concerne l'optique et le dentaire.

 

Deux cas de dispense sont prévus par l'accord

Les cas de dispenses sont strictement énumérés par la loi (article R.242-1-6 du code de la Sécurité sociale) et doivent être repris dans l'accord de branche pour être applicables et ne pas remettre en cause le régime d'exonération de cotisations plafonnées. 

L'accord ne prévoit que deux cas de dispense d'affiliation, qui sont :

• les salariés bénéficiaires de la couverture maladie universelle complémentaire (CMU-C) peuvent bénéficier d'une dispense d'affiliation temporaire, mais uniquement jusqu'à l'échéance de leur droits. Il appartient au salarié de communiquer son attestation à l'employeur pour être dispensé de cotisation ;

• les salariés à temps partiel ayant un salaire brut mensuel inférieur ou égal à 160 € (car la cotisation serait au moins égale à 10 % de leur rémunération).

Toutefois, un salarié qui fait partie de ces deux cas de dispense peut choisir de s'affilier au régime de branche HCR Santé s'il le souhaite.

 

Les salariés bénéficiant déjà d'une mutuelle à titre individuel

Lors de la mise en place de ce régime frais de santé, un délai a été laissé aux salariés bénéficiant d'une mutuelle à titre individuel pour la résilier, puis rejoindre le régime HCR Santé. Ce délai est désormais dépassé : tous les salariés doivent être affiliés au régime de la branche. Ceux qui veulent conserver leur mutuelle personnelle le peuvent, mais cela ne constitue pas un motif de dispense d'affiliation à la mutuelle HCR Santé. Ils devront payer deux cotisations : à leur mutuelle et à HCR Santé. 

 

Les entreprises bénéficiant déjà d'une mutuelle 

Les entreprises qui avaient mis en place une mutuelle avant le 1er janvier 2011 peuvent la conserver à condition que celle-ci offre des prestations à un niveau supérieur que celle prévues par la mutuelle de branche.

Il faut donc vérifier, poste par poste, la nature des garanties ainsi que les limites de remboursement de la mutuelle d'entreprise par rapport à celles prévues par HCR Santé (à l'exception des actions de prévention). Peu importe que, pour certains postes, les prestations soient meilleures : cela ne se compense pas. En outre, cette mutuelle doit assurer la mutualisation de la portabilité (voir ci-contre). En revanche, les salariés ne pourront pas bénéficier du fonds d'action sociale de HCR Santé.

En effet, dans l'accord instaurant cette mutuelle, les partenaires sociaux ont voulu assurer la mutualisation de la portabilité. Ainsi, les salariés qui quittent l'entreprise et sont indemnisés par le chômage bénéficient de la mutuelle pendant une période maximum de 9 mois (c'est ce qu'on appelle la portabilité, rendue obligatoire par la loi). La mutualisation consiste, elle, en la prise en charge par HCR Santé des cotisations qui auraient normalement dû être versées par l'employeur et le salarié pendant cette période (il s'agit d'un avantage conventionnel).

 

Les formalités à accomplir lors de l'embauche d'un salarié…

Vous devez affilier vos salariés auprès de GPS qui est l'organisme gestionnaire. 

Attention ! Adhérer et payer les cotisations ne veut pas dire que les salariés soient affiliés. Vous devez veiller à effectuer aux démarches énumérées ci-après. 

Vous pouvez procéder à cette affiliation sur papier ou sur internet. 

• sur papier : vous devez vous procurer un bulletin d'affiliation (sur demande au numéro vert : 0 800 427 100). Remplissez bien la partie entreprise sans oublier d'apposer votre cachet et de préciser la date d'embauche et d'affiliation, puis transmettez le bulletin pré-rempli au salarié. Celui-ci complète sa partie et doit joindre une attestation de carte vitale et un RIB pour percevoir ses prestations.

Envoyez le dossier complet à :

GPS • 41207 Romorantin Cedex

• sur internet : cette méthode est plus simple et surtout plus rapide. L'affiliation se fait sur le site www.gpam.fr. Il suffit de cliquer sur l'icône 'Demande de kit d'affiliation d'entreprise'. Le site vous explique étape par étape comment réaliser cette affiliation et quelles sont les informations que vous devez communiquer. Grâce au numéro d'entreprise et à un mot de passe reçus par mail, vous pouvez accéder à votre espace entreprise sécurisé. Celui-ci vous permet aussi de visualiser l'ensemble des salariés (les actuels comme les anciens) qui sont affiliés au régime HCR santé.

Une fois le salarié affilié, vous devez lui remettre la notice d'information, précompter les cotisations obligatoires et régler les cotisations.

 

… et lors de son départ

L'employeur doit signaler à GPS le départ de l'entreprise du salarié. Il doit aussi informer le salarié de la possibilité de maintien des garanties en cas de chômage pour une durée égale à son dernier contrat et dans la limite de 9 mois. En effet, la portabilité des droits n'est pas automatique. 

Lors de la rupture ou de la cessation du contrat de travail, l'employeur doit remettre au salarié le 'formulaire de maintien des garanties prévoyance et frais de santé' lui permettant d'opter ou refuser le maintien de ces droits. Quand il remet ce document, l'employeur doit faire compléter et signer une décharge par laquelle le salarié reconnaît avoir reçu le formulaire en main propre et avoir été informé de ses droits.

Puis l'employeur doit adresser une fiche de déclaration à gestion@gpam.fr pour déclarer les anciens salariés qui ont opté pour la portabilité des droits.

 

Quelles sont les garanties prévues par l'accord ?

Le régime de HCR Santé couvre les actes et frais de santé relevant des postes suivants : médecine courante, pharmacie, dentaire, optique, hospitalisation, maternité, cure thermale et autres (transport accepté, pilule et patchs contraceptifs non remboursés) ainsi que des actions de préventions, tel le sevrage tabagique. 

 

À partir de quand les salariés bénéficient des garanties HCR Santé ?

Dès que le salarié compte un mois civil entier d'emploi dans la même entreprise, il bénéficie des garanties et ce, avec un effet rétroactif à sa date d'embauche. Une exception : les postes optique et dentaire pour lesquels les garanties ne s'appliquent qu'à l'issue du 2e mois civil entier d'emploi dans l'entreprise.

Exemple : un salarié entre dans l'entreprise le 15 janvier 2012. Il aura acquis l'ancienneté nécessaire le 28 février (après un mois civil entier). Il pourra donc bénéficier des principales garanties dès le 28 février avec effet rétroactif à partir de sa date d'embauche, soit à partir du 15 janvier, sauf pour les frais dentaires et d'optique pour lesquels il devra attendre le 1er mars.

Attention ! : Depuis, le 1er novembre 2012, le délai de carence optique et dentaire ne s'applique plus si le salarié a déjà été affilié lors des 9 derniers mois. Cette suppression du délai de carence concerne plus particulièrement les salariés saisonniers qui revenaient chaque saison dans l'entreprise et se voyaient appliquer systématiquement un délai de carence de deux mois avant de pouvoir bénéficier des prestations pour ces deux postes.

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Quel est le montant de la cotisation ?

Le montant de la cotisation est exprimé sous forme d'un forfait mensuel fixé à 32 €, réparti à parts égales entre l'employeur et le salarié, soit 16 € à la charge de l'employeur et 16 € à la charge du salarié.

Pour les salariés dépendant du régime local d'Alsace-Moselle, le montant de cette cotisation est fixé à 22,90 € (11,45 € pour l'employeur et 11,45 € pour le salarié).

 

Peut-on améliorer le régime conventionnel obligatoire ?

• L'entreprise peut souscrire un contrat complémentaire

L'entreprise a l'obligation d'adhérer au régime conventionnel de base, mais elle peut aussi décider de faire bénéficier ses salariés d'options complémentaires prévues par HCR Santé. Il est possible d'étendre la garantie conventionnelle à la famille du salarié et de compléter le régime par des niveaux de prestations supplémentaires tant pour le salarié que pour sa famille. 

Pour faire bénéficier ses salariés d'options complémentaires, l'entreprise devra conclure, avec son assureur, un contrat collectif à adhésion obligatoire, soit pour le salarié seul, soit pour le salarié et sa famille. 

L'entreprise peut choisir de faire bénéficier tous ses salariés de ces options complémentaires ou uniquement une catégorie professionnelle, c'est-à-dire soit les cadres, soit les non-cadres.

La conclusion de ce contrat collectif à adhésion obligatoire instaurant des options complémentaires peut être mis en place par décision unilatérale de l'employeur, par accord collectif ou par référendum d'entreprise. Dans ce cas, ce contrat s'impose à tous les nouveaux salariés. En revanche, l'employeur ne peut imposer ces options complémentaires aux salariés déjà en poste, car cela constituerait une modification de leur contrat de travail, qui nécessite leur accord. Si les salariés acceptent ce régime complémentaire et de payer tout ou partie de la cotisation supplémentaire, l'employeur doit veiller à obtenir un accord écrit de chacun pour éviter des contestations ultérieures.

 

• Le salarié souscrit à titre individuel un contrat complémentaire

À défaut d'accord d'entreprise, le salarié a aussi la possibilité d'étendre les garanties pour en faire bénéficier son conjoint et ses enfants (ses ayants-droits) mais également de renforcer ses prestations pour bénéficier d'un niveau de remboursement plus important.

Attention ! Dans le cas d'un contrat complémentaire à titre individuel, il appartient au salarié de souscrire lui-même son contrat et d'acquitter directement ses cotisations auprès de GPS (Gestion Prestation Service).

Pour plus d'informations :Tél. : 02 54 88 38 12
N° Azur : 0811 46 06 65 (prix d'un appel local depuis un poste fixe).
Site web : www.gpam.fr

 

 

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